Verifactu obliga a todas las empresas y autónomos que emitan facturas a usar un software certificado que genere un código QR verificable en cada documento, registre las facturas en la AEAT en tiempo real o en lotes, y bloquee la posibilidad de modificar o eliminar documentos ya emitidos. La obligación nace del Real Decreto 1007/2023 y aplica tanto a una gestoría de tres personas como a una empresa industrial con veinte empleados. Lo que cambia no es cómo se ve la factura —el cliente recibe el mismo papel o PDF— sino lo que hace el software por dentro: encadena cada factura mediante un hash SHA-256 con la anterior, impidiendo que nadie altere el historial sin que la AEAT lo detecte.

Qué es exactamente Verifactu

Verifactu (Verificación Tributaria de Facturas) es el nombre del sistema de registro de facturas definido por el Reglamento de Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación, aprobado mediante el Real Decreto 1007/2023.

Su objetivo no es complicarle la vida a las pymes. Su objetivo es que Hacienda tenga acceso a los registros de facturación de cualquier empresa y pueda verificar que los datos declarados en los impuestos (IVA, IRPF) coinciden con las facturas realmente emitidas.

El mecanismo técnico que lo hace posible es el encadenamiento de hashes: cada factura genera una huella digital que incluye datos de la factura anterior. Si alguien modifica o borra una factura antigua, el encadenamiento se rompe y la AEAT lo detecta automáticamente.

A quién afecta

La obligación afecta a todas las empresas y autónomos españoles que emitan facturas y usen software informático para generarlas. No hay un umbral mínimo de facturación ni de tamaño de empresa.

Si actualmente usas:

  • Un programa de facturación (Sage, Holded, A3, Contasol, Billin, o cualquier otro)
  • Un ERP o sistema de gestión con módulo de facturación
  • Una hoja de Excel o Word donde generas facturas —en este caso el problema es tuyo, no del software

…tu software tiene que estar certificado para Verifactu o tendrás que cambiar a uno que sí lo esté.

Quedan excluidos algunos colectivos con obligaciones distintas, como los acogidos al SII (Suministro Inmediato de Información), grandes empresas que ya reportan facturas en tiempo real a la AEAT. Para ellos hay un régimen paralelo que cumple la misma función por otra vía.

¿Cuándo es obligatorio Verifactu?

El RD 1007/2023 establece un calendario de implantación por fases, y la fecha exacta puede variar si el legislador ha aprobado prórrogas —algo frecuente en la implementación de obligaciones fiscales digitales en España.

Lo que sí es seguro en cualquier escenario:

  • La obligación de adaptar el software ya está vigente o muy próxima para la mayoría de empresas y autónomos
  • Los principales fabricantes de software llevan tiempo publicando actualizaciones de certificación
  • Esperar a la fecha límite no tiene ventaja práctica: si el software no está adaptado cuando llegue, no podrás emitir facturas con validez fiscal

La fuente más actualizada sobre fechas vigentes y posibles prórrogas es la web de la AEAT. Si tienes dudas concretas sobre cuándo aplica a tu empresa, tu gestoría puede confirmarlo según tu actividad y tamaño.

Qué cambia en la práctica

Para el usuario del software, el día a día cambia poco. Sigues generando facturas igual que antes. Lo que cambia es lo que ocurre por debajo:

En el documento: Cada factura incluirá un código QR que cualquier persona puede escanear para verificar en la web de la AEAT que esa factura existe en el registro oficial. Esto es lo que hace el sistema "verificable": el cliente o cualquier tercero puede comprobar la autenticidad del documento sin necesidad de llamar a la empresa.

En el software: El programa aplica automáticamente un hash SHA-256 encadenado en cada emisión. Tú no ves este proceso, pero el resultado es que el historial de facturas queda sellado: no se puede modificar ni eliminar un documento ya emitido sin que el encadenamiento se rompa.

En los registros: El software envía los datos de cada factura a la AEAT, ya sea en tiempo real (modo Verifactu estricto) o en lote. La AEAT almacena esos registros y los cruza con tus declaraciones de IVA e IRPF.

Qué pasa si tu software no cumple

Un software de facturación que no esté adaptado a los requisitos del RD 1007/2023 puede acarrear sanciones importantes. La ley establece multas de hasta 50.000 euros por utilizar o comercializar software de facturación que no cumpla los requisitos técnicos, con independencia de si ha habido fraude fiscal o no. La infracción no es del usuario sino del fabricante del software, pero usar un software no certificado te expone a que tus facturas no sean válidas a efectos fiscales.

En la práctica, el riesgo para una pyme no es tanto la multa directa como las complicaciones en una inspección: si tus facturas no tienen el QR o no aparecen en el registro de la AEAT, la credibilidad de tu contabilidad queda en cuestión.

Qué debes exigir a tu software actual

Si ya tienes un programa de facturación, la pregunta que tienes que hacer al proveedor es concreta:

"¿Está vuestro software adaptado al Real Decreto 1007/2023 (Verifactu)? ¿Genera QR verificable, aplica hash encadenado y envía registros a la AEAT?"

Si la respuesta es no, o si el proveedor no sabe de qué le estás hablando, necesitas cambiar de software.

Los programas de facturación mayoritarios (Sage, A3, Holded, Contasol, Billin) tienen versiones adaptadas o actualizaciones en curso. El problema suele estar en:

  • Software antiguo que el proveedor ha dejado de mantener
  • Soluciones a medida desarrolladas hace años por una empresa o autónomo externo, que nadie ha actualizado
  • Hojas de cálculo que algunos negocios siguen usando como sistema de facturación

En los tres casos, la solución pasa por migrar a un software certificado.

Si además del cumplimiento con Verifactu te interesa automatizar el proceso de facturación completo —generación, envío y registro contable sin trabajo manual— en este artículo explicamos cómo hacerlo en una pyme.

El caso del ERP propio

Kronexia desarrolla el ERP que usa internamente, y la implementación de Verifactu fue uno de los módulos más exigentes técnicamente. El sistema genera el hash SHA-256 encadenando número de factura, NIF del emisor, importe total, fecha y el hash de la factura anterior. Cada PDF incluye el QR de verificación. Los registros se exportan en el formato XML que requiere la AEAT.

Menciono esto no para hacer publicidad del ERP, sino para ser honesto sobre de dónde viene el conocimiento en este artículo: no es teoría, es implementación real con los requisitos reales de la normativa.

Preguntas frecuentes sobre Verifactu

¿Qué es Verifactu y para qué sirve?

Verifactu es el sistema español de registro verificable de facturas definido por el Real Decreto 1007/2023. Obliga a los programas de facturación a incluir un QR en cada documento y a registrar las facturas en la AEAT, con el objetivo de que Hacienda pueda cruzar los datos con las declaraciones fiscales y detectar facturas modificadas o eliminadas retroactivamente.

¿Verifactu y factura electrónica obligatoria son lo mismo?

No. Son dos obligaciones distintas que con frecuencia se confunden. La factura electrónica obligatoria (derivada de la Ley Crea y Crece) obliga a emitir facturas en formato electrónico estructurado entre empresas. Verifactu, en cambio, afecta al software de facturación independientemente de si la factura se emite en papel o en digital: lo que cambia es que el programa tiene que encadenar hashes y registrar los datos en la AEAT. Pueden aplicarte las dos obligaciones a la vez.

¿Afecta Verifactu a los autónomos que trabajan con particulares?

Sí. La obligación aplica a cualquier autónomo o empresa que genere facturas mediante software, con independencia de si sus clientes son empresas o particulares. Un fotógrafo freelance, un fontanero o una psicóloga en consulta privada que usen un programa para generar sus facturas están dentro del ámbito de Verifactu.

¿Puedo seguir usando Excel para mis facturas?

Técnicamente, Excel no es un "software de facturación" en el sentido del reglamento, y Hacienda no te puede multar por usar Excel en lugar de un programa específico. Pero sí puede cuestionarte la validez fiscal de esas facturas si no cumplen todos los requisitos formales de la ley. Con Verifactu, el nivel de exigencia sobre la trazabilidad de los documentos aumenta, y una hoja de cálculo no da esa trazabilidad. Es el momento de pasarse a un software real.

¿Cómo sé si mi software actual cumple con Verifactu?

La forma más directa es preguntarle al proveedor con la pregunta literal del artículo: ¿está adaptado al RD 1007/2023, genera QR verificable y envía registros a la AEAT? Si no sabes quién es el proveedor de tu software actual, revisa si el programa tiene alguna actualización reciente relacionada con "Verifactu" o "certificación AEAT". Si el programa no se actualiza desde hace más de dos años, es muy probable que no esté adaptado.

¿Qué pasa si mis facturas antiguas no tienen QR?

Las facturas emitidas antes de la entrada en vigor de Verifactu no necesitan ser modificadas. La obligación aplica desde la fecha de implementación hacia adelante. Lo importante es que el software que uses a partir de ese momento genere los documentos con el formato y el registro correctos.

¿Cuándo es exactamente obligatorio Verifactu para mi empresa?

El RD 1007/2023 establece un calendario por fases según el tamaño y tipo de empresa. Las fechas vigentes —incluidas posibles prórrogas que el legislador haya aprobado— están publicadas en la web de la AEAT. Lo que sí puedes hacer ahora mismo, sin esperar a conocer la fecha exacta, es preguntar a tu proveedor de software si ya está certificado. Si no lo está, el proceso de migración lleva tiempo y es mejor no dejarlo para el último momento.